Koha is de ultieme oplossing voor het Muziek Centrum Nederland

Het Muziek Centrum Nederland (MCN) is het sectorinstituut voor Nederlandse muziek. Vanwege een recente fusie is het een koepelinstelling waarbij de eerder zelfstandig opererende organisaties Donemus, het Jazz Archief, het Popinstituut, Kamervraag, Dutch Jazz Connection, Jazzdienst en Gaudeamus ondergebracht zijn. Bij het Muziek Informatie Centrum, een afdeling binnen het MCN, werkt men momenteel aan een project waarbij de databases en catalogi van deze organisaties worden samengebracht in een gezamenlijk catalogussysteem. Na rijp beraad heeft men bij het MCN besloten te kiezen voor Koha (link bijgewerkt na de reactie van Saskia Scheltjens), een open source-ILS (Integrated Library System) dat in Nederland nog maar zeer sporadisch wordt gebruikt. Zowel gezien de internationale ervaringen als de kennis die men reeds bij het MCN over Koha heeft opgedaan is dat opmerkelijk. Ik interviewde projectleiders Paula Quint en Ditmer Weertman voor editie vier van Digitale Bibliotheek over hun ervaringen tot nu toe.

“Het project had als doelstelling te kijken of van de verschillende databases van de fusieinstellingen iets gezamenlijks gemaakt kon worden”, zegt Paula. “Alle organisaties brachten een heleboel databases mee en bestanden van allerlei origines mee, vaak onderling ook nog eens totaal verschillend gecatalogiseerd. Een behoorlijk pittig project dus.” Ditmer vult aan: “Koha is puur een catalogussysteem en dat op een manier die internationaal gestandaardiseerd is. Het sluit aan bij zowel de MARC21- als UNIMARCstandaard. Je kan dus beschrijvingen maken die bij het Library of Congress prachtig op hun plaats zijn. De aard van het beestje is een bibliotheeksysteem, maar dan wel open source en via het internet raadpleegbaar en beheersbaar. Die integratie met een webbrowser was één van de vereisten”

Alvorens het project werd opgestart heeft men bij het MCN een werkgroep samengesteld die een uitgebreid pakket van eisen maakte. Naast voornoemde browser-integratie maakte onder meer platformonafhankelijkheid (de uitgeverij van het MCN werkt bijvoorbeeld met Mac’s), de mogelijkheid meerdere catalogi te integreren en de aanwezigheid van deskundige ondersteuning hiervan onderdeel uit. Daarnaast moest de veldenstructuur kunnen omgaan met complexe titelbeschrijvingen, iets dat inherent is aan het catalogiseren van bladmuziek.

Hoe is het project gestart?
Paula: “We hebben een lijst van wensen en eisen opgesteld en die gematcht met systemen die daarvoor in aanmerking zouden komen. Koha stond aanvankelijk op de longlist van beschikbare catalogussoftware, maar viel af. Dat had als hoofdreden dat we binnen MCN geen ICT-afdeling hebben. We schatten toen in dat we daarmee de noodzakelijke kennis ontbeerden om met een open source-systeem aan de slag te gaan. Uiteindelijk hebben we een shortlist over gehouden, waarvan we drie partijen (allen leverancier van een gesloten systeem, JdB) uitnodigden om een demonstratie te komen geven. Vervolgens hebben we voor twee aanbieders referentiebezoeken afgelegd, waarbij we per systeem twee organisaties bezochten die ermee werkten. Hierdoor konden we een heel duidelijk beeld krijgen wat desbetreffende systemen in huis hadden en of ze aan onze eisen zouden voldoen. Het soort instellingen dat we bezochten was heel verschillend, uiteenlopend van een museum en een bouwadviesbedrijf tot een uitkeringsinstantie.”

Waar lette je in het bijzonder op?
Paula: “Hoe worden beschrijvingen opgenomen, waar voldoet het aan, hoe werkt het. En een hele belangrijke: als je de helpdesk belt, hoe snel wordt er dan gereageerd en krijg je de juiste informatie. Ook interessant was om te weten of het systeem op maat gemaakt was of bestond uit een standaardpakket. Dit is bijvoorbeeld van belang omdat je bij bepaalde pakketten weliswaar een op maat gemaakte versie kunt krijgen, maar dan updates ontbeert. Of andersom dat een aanpassing bij bedrijf A bij een update leidt tot die aanpassing voor iedereen, ook als je daar eigenlijk niet op zit te wachten. Op het beslismoment was de werkgroep niet unaniem. We besloten toen het webbased systeem bij ons in de praktijk te testen. We hebben een proof-of-concept gedaan door van twee databases een conversie te maken. Eigenlijk is die proefperiode onze redding geweest, want, je begrijpt het al, die proof-of-concept is mislukt. Daarover was iedereen het eens. Het was misschien wel webbased, maar niet flexibel en open. Voor elke aanpassing zouden we onze portemonnee moeten trekken.”

En toen waren jullie weer terug bij af?
“Ja”, zegt Paula. “Dat gevoel hadden we wel. Alsnog hebben we toen de open source-mogelijkheden bekeken. Als je flexibiliteit wilt kom je daarbij toch snel terecht. We besloten toen het aanbod van twee aanbieders, waaronder Koha, nog eens goed onder de loep te nemen.”

Ditmer: “We zijn uiteindelijk naar het Rijksmuseum geweest dat al vrij ver was met Koha en waren eigenlijk meteen erg enthousiast. Koha is een gulden middenweg tussen een open source- en een gesloten systeem. Je bent namelijk niet, zoals dat bij andere open source-systemen wel zo kan zijn, bezig met het van de grond af op te bouwen. Het is in principe een bibliotheeksysteem met duizenden velden. Vanaf daar begin je met het inrichten en samenstelling van de eigen database. Bij andere open source-databases is het vaak andersom. Daarnaast is het niet zo rigide als veel andere bibliotheeksystemen.”

Wat bedoel je daarmee?
“Als je bij reguliere pakketten net iets anders wilt, een nieuw invoerveld hier of daar, dan vraag je je leverancier om maatwerk. Bij Koha heb je standaard zoveel mogelijkheden dat je bij wijze van spreken maar een knopje hoeft om te zetten om het gewenste resultaat al te bereiken. Dat maakt wel het verschil. Bij één van afgekeurde systemen hadden we velden die we niet kwijtkonden in het formaat van dat pakket. Zij hebben toen voor ons tien extra invoervelden aangemaakt. Heel aardig natuurlijk, maar dat is en blijft natuurlijk een tussenoplossing.”

Kan je een voorbeeld geven? Wat is iets waarvan je binnen Koha veel gebruik maakt?
“De uniforme titel is iets dat we bij Donemus bijvoorbeeld heel strikt gebruikten. Deze wordt vooral bij bladmuziek gebruikt om aan te geven om welke compositie het gaat. Je hebt bijvoorbeeld een standaardformule voor het Eerste Pianoconcert van Mozart. Of de Derde Symfonie van Beethoven, ook wel bekend als Eroica. In de wereld van de bladmuziek is de uniforme titel vrij heilig en voor onze webshop ook essentieel. De mogelijkheid ervoor zat bijvoorbeeld niet in het laatst geteste systeem. Men vond het ouderwets en analoog aan het oude kaartenbaksysteem. Voor ons kon dat echt niet. In Koha zit het wel en je kan het desgewenst aan- en uitzetten. Je bepaalt het zelf.”

Ditmer vervolgt: “Koha is gebaseerd op hele uitgebreide bibliotheekstandaarden, namelijk MARC21 of UNIMARC, die voortkomen uit het Library of Congress. Zij zijn zo uitgebreid als beschrijvingen maar kunnen zijn. In Koha is dat allemaal toegankelijk gemaakt. Verder werk je alleen met de invoerschermen die je wilt gaan gebruiken. De rest verberg je. En daarnaast, en dat vind ik nog het slimst, hebben ze heel veel flexibiliteit ingebouwd voor datgeen wat onverhoopt niet past binnen de MARC-structuur. Er is bijvoorbeeld een rubriek aanwezig die je volledig zelf kunt invullen, de zogenaamde 900-rubriek met een range van 100 invoervelden. We hadden voor onze webshop bijvoorbeeld oorspronkelijke nummervelden die koste wat kost bewaard moesten blijven. Dat konden we met de 900-rubriek gewoon locaal invullen. Dat zijn er al heel wat meer dan de tien eerdergenoemde die door de leverancier zelf aangemaakt moesten worden. Kijk, je doet het niet heel veel, want je wil zoveel mogelijk aansluiten bij internationale standaarden. In een aantal gevallen is het bij de conversie echter heel fijn geweest om de data in ieder geval op te nemen zodat het opvraag- en bruikbaar is. Dat vind ik echt geweldig aan Koha.”

Op een gegeven moment hebben jullie dus voor Koha gekozen. Hoe hebben jullie het toen aangepakt?
Paula: “We zijn begonnen met het werken met demoversies. We zijn daar heel bewust echt mee gaan knoeien. Ook zijn we bij het Internationaal Instituut voor Sociale geschiedenis (IISG) geweest die een tijd lang met Koha bezig zijn geweest. Met hen en met het Rijksmuseum hebben we veel gesprekken gehad. Beide hadden iemand in de arm genomen die het installeren en implementeren voor zijn rekening zou nemen. We hebben daarna een reguliere versie gedownload en geïnstalleerd bij onszelf om het te testen. Om de conversie te laten begeleiden zijn we terechtgekomen bij het Franse BibLibre. Dat is ons heel goed bevallen. Het is een prima bedrijf en men spreekt gelukkig heel goed Engels. We hebben hun directeur, Paul Poulain, bij ons uitgenodigd.” Ditmer: “Hij is toevallig ook degene geweest die MARC21 en UNIMARC in Koha heeft geïmplementeerd. Dus echt een expert die het programma door en door snapt.”

Paula: “Hij wordt ook wel de grootvader van Koha genoemd. Mede dankzij zijn ondersteuning vinden we dat het uiteindelijk heel goed gegaan is. Omdat onze kennis van MARC21 tekort schoot hebben we daarvoor een cursus gevolgd bij Ingressus. Zij hebben voor ons ook een handleiding geschreven waarin de MARC-velden die wij gebruiken en waarom en hoe gebruiken goed beschreven zijn. Er zijn nu zeven verschillende databases met daarin dertien bestanden naar Koha geconverteerd. Dat heeft BibLibre gedaan, nadat wij zelf de conversie hadden voorbereid. We hebben tabellen opgesteld waarmee zij uit de voeten konden.”

Welke rol speelde het open source karakter bij de uiteindelijke keuze?
Paula: “Aanvankelijk was open source geen voorwaarde, maar achteraf gezien betaalt het zich uit. Bijvoorbeeld met het koppelen van nieuwe open source-projecten, zoals een muziekencyclopedie, het CMS van de webshop en een CRM-systeem. We hebben ook een open source beeld- en geluiddatabank laten bouwen. Dit gaan we in een later stadium aan elkaar koppelen.”

Er gaat dus veel tijd zitten in kennisvergaring en externe ondersteuning. Hoe zit het met de kosten?
Paula: “Ons afdelingshoofd kan nog steeds smalend lachen als hij de offerte van het laatst afgevallen systeem legt naast de kosten die we voor Koha hebben gemaakt, inclusief de BibLibre-studiereisjes naar Marseille. Het is dus niet gratis, want inhuur en training kost veel. Maar het staat nog steeds in geen verhouding tot de kosten voor het gesloten systeem dat onze proof-of-concept niet doorstond.”

Ditmer: “Er zijn echter ook gesloten systemen die minder prijzig zijn dan het systeem waarmee wij niet verder gingen. Een bedrijf dat overgaat op open source investeert met name in de conversie, implementatie, ondersteuning en training. Koha kan gratis worden gedownload. De belangrijkste drijfveer is echter dat het pakket het beste aansluit bij onze wensen. Het voldoet goed en open source is gewoon sympathiek. Ik hou ontzettend van bibliotheeksystemen en dat zit, eigenlijk veel te omvangrijk, allemaal ingebakken in Koha. Tegelijkertijd heb je echter de mogelijkheid daar uitermate flexibel mee om te gaan. Ook als je helemaal je eigen dingen doet ben je nog steeds volledig uitwisselbaar met anderen. We kunnen bijvoorbeeld ook titelbeschrijvingen van andere instellingen overnemen en vice versa. Wanneer een Amerikaanse bibliotheek de nieuwe bladmuziek van Michel van der Aa krijgt kunnen ze er bijvoorbeeld op vertrouwen dat ze onze titelbeschrijving kunnen gebruiken. Die open-acces functionaliteit is een belangrijke kwaliteit.” Paula: “Je draait daarmee mee in het internationale circuit en dat is ontzettend leuk.” Ditmer: “En het is slim, want het bespaart tijd en geld. En het is toch gemeenschapsgeld wat wij hier gebruiken.”